互联网 侠名 修理厂管理 2013-10-22
一、电话
为了提高工作效率、节约资源,实行办公自动化、规范化管理,特制定本规定:
第一条 电话由管理部统一管理,各部门主管负责监督与控制使用。
第二条 电话使用规范
1、 因事离开办公室应随身携带手机,做到随时接听,经理主管手机必须保证24小时开机,保证信息沟通及时有效。
2、 预计离开办公室超过30分钟时需要将电话转移到手机上,或委托其他人员接听。
3、 电话接听礼仪参照《员工日常行为规范》内容。
4、 代接电话:当代别人接电话时,说明所找的人不在,问清事由,对于简单的咨询电话,如果能回答的可直接予以解答;如果不能处理的,要按5W2H(WHO,WHEN,WHERE,WHY,HOW,HOW MANY)作好记录,转交给相关人员。
5、 上班时间尽量不打私人电话。
6、 每次通话时间尽量控制在三分钟以内。通话时应简洁扼要,以免耗时占线,浪费资金。
7、 使用前应对通话内容稍加构思或拟出提纲。
第三条 长途电话使用规范
1、 为节省长途话费,拨号时在号码前加拔 “17909”。
2、 各种外线电话须配置专用长途电话使用登记表,每次记录使用人、受话人、起止时间,联络事项及交涉结果,该表每月交管理部主管审阅。
3、 长途电话限主管以上人员以及经批准同意的业务人员使用,其他人员如由于业务需要或特殊情况需使用长途电话的,应得到部门主管的同意。
4、 禁止因私打长途电话。
5、 每月由行政部到电信局打出长途话费单,进行话费核实,如有私人打长途,应由自己承担长途话费。
第四条 员工应爱护公司财产,尽量避免电话机损坏。
二、传真
第一条 传真由管理部统一负责,各部门主管负责监督控制使用。
第二条 传真的使用规范:
1、 传真由管理部行政统一管理,并在传真登记表上记录发送和接收的传真内容、交付人、交付时间等。
2、 为节省长途话费,传真长途时在区号前加拔“17909”。
3、 禁止使用公司传真机传真私人文件、资料。
4、 传真文件由相关部门负责存档保留。
第三条 传真机应经常擦试,定期保养,爱惜公司财产。
三、复印
第一条 复印纸由管理部统一管理,行政指定人负责复印并登记,月底由行政负责人统计各部门每月纸张消耗量。
第二条 复印机使用规范
1、 为延长复印机使用寿命,复印机尽量避免频繁开关,每次复印完之后,按下节能键,以便省电。在大量复印时,复印一段时间后,应使复印机休息几分钟后再使用,以免复印机过热而损坏。
2、 复印资料时,尽量双面复印,节约纸张,如不太重要的资料,可用废纸复印,节约资源,降低成本。
第三条 复印机要保持清洁干净,维修保养程序按《复印机维修保养手册》执行。
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